Wat je echt moet gaan doen als je nooit het gevoel hebt dat je iets af hebt

Altijd het gevoel dat je nog duizend dingen moet doen? Dan heb je waarschijnlijk een te optimistisch beeld van wat je allemaal kunt bereiken op een dag. Daar is een oplossing voor.

Heb jij aan het eind van je werkdag nog 10 Must Do taken op je lijstje staan? Tsja, probeer je leidinggevende dan maar eens te overtuigen van het feit dat ze mazzel heeft met zo’n rasechte optimist die er aan het begin van de dag elke keer weer van overtuigd is dat het allemaal goed komt met de klussenlijst.
Taken, of gewone werkzaamheden duren altijd langer dan je denkt, ongeacht wie of wat je bent en waar je wat doet.
En dat is waar het mis gaat.
Dat we de hele dag door denken: dat doe ik ook nog wel even, straks. Principe 1 is dan ook: klussen duren 2 tot 3 x langer dan je denkt. Principe 2 luidt als volgt: wil je niet in de knel komen met tijd en taken, en met open ogen in je kwaliteit optimisme doorslaan, dan moet je ongeveer 40 % van je tijd reserveren voor onverwachte zaken. Gemiddeld. En of het niet genoeg is, dit principe geldt niet alleen voor een werksituatie, maar ook voor het leven na je werk. Thuis dus.
Als je geen rekening houdt met onvoorziene zaken, kom je hopeloos in de problemen met je voorgenomen programma. Ben je zelf niet de veroorzaker, dan heb je nog altijd collega’s, vrienden, familie, buren, kinderen, de hond, de goudvissen en last but not least misschien zelfs wel een partner die roet in het eten gooien.

Bovenstaande principes zijn al meer dan 40 jaar lang de rode draad van timemanagement trainingen en zijn daarmee universeel en niet tijdgebonden. Zowel in werk als privé kun je voorkomen dat je in de problemen komt door vooruit te kijken: wie doet wat waar en waarom en hoeveel tijd kost dat. Ben je een optimist, reken dan twee keer zoveel tijd. Ben je een pessimist, doe dat dan ook en dan valt het altijd mee. Zeker voor pessimisten is dat een aardige opsteker.
Daarnaast valt het aan te bevelen om lucht te houden in je agenda, zodat het eens een keer niet erg is als je plotsklaps in de auto moet stappen omdat zoonlief geprobeerd had om zijn voetbalschoenen op tijd droog te krijgen, ze daartoe in de droogtrommel had gestopt waardoor ze twee maten gekrompen zijn en dus ondraagbaar zijn geworden.

‘Maar wat je niet weet, daar kun je toch geen rekening mee houden?’ Nou, daar denk ik anders over. Je kunt misschien niet weten wát er komt, maar dat er wat komt is zo goed als zeker. Loze ruimte als het ware voor het opvangen van onvoorziene rampen. En daar gaat het om, op het werk en ook thuis.

Enkele voorbeelden (werk) :

• moeilijke vragen die veel denkwerk kosten en die du moment opgelost moeten worden terwijl je iets anders bedacht had
• collega’s met problemen die NU een lang gesprek van je willen
• een printer die het niet doet
• de zoveelste mislukte migratie van het netwerk waardoor je je agenda niet meer paraat hebt en je in je geheugen moet gaan zitten graven naar de afspraken die je had gemaakt en de klussen die je had gepland.Thuis:
• een lekke band van je zoon, zodat je moet kiezen: zelf band plakken ( 30 minuten) of hem naar voetbal brengen met de auto ( 2 x 10 minuten)
• de verwarmingsketel die dienst weigert
• een vulling die plotseling uit je kies valt
• de afwasmachine die er mee uitscheidt
•  je moeder die de griep krijgt, alleen thuis ligt én niets te eten in huis heeft.

Als je ook je loze ruimte plant, kun je schuiven, kiezen en calamiteiten opvangen. En af en toe een beetje tijd over houden om op de bank Mynd te lezen op je iPad bijvoorbeeld. Minder rennen door ruimer plannen. Dus.