Ondernemers van Nederland: zo regel jij je accounts receivable management goed

Overweeg je een eigen bedrijf te starten, of ben je al ondernemer? Het hebben van je eigen bedrijf biedt veel mensen de vrijheid en zelfstandigheid waar ze van dromen. Maar er komt een hoop bij kijken om een eigen bedrijf succesvol van de grond te krijgen. Hoe zorg jij ervoor dat je je bedrijf goed op de rit zet? En dat je het goed op de rit houdt? In dit artikel lopen we een aantal zaken door die je kunnen helpen om jouw eigen bedrijf tot een succes te maken (en dit zo te houden).

Groeiend aantal KvK-inschrijvingen

Als je erover denkt om voor jezelf te beginnen, dan ben je zeker niet de enige. Het aantal KvK-inschrijvingen zit sterk in de lift. Met andere woorden: steeds meer mensen beginnen een eigen bedrijf. Het aantal inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel (KvK) is per november 2025 gestegen naar 2,9 miljoen. Dat zijn er 100.000 meer dan eind 2024. Veel van hen zijn zzp’ers. Dit zijn hele kleine bedrijven, variërend van jonge webshophouders tot mensen die in de vorm van het eigen bedrijf in hetzelfde type werk werkzaam blijven na jaren in loondienst te hebben gewerkt.

Een eigen bedrijf begint in de regel met een KvK-inschrijving. Mogelijk heb je voordat je je besluit inschrijft bij het KvK al een aantal zaken geregeld.

Een van die dingen die veel mensen doen is marktonderzoek. Je gaat dan bijvoorbeeld je concurrenten in kaart brengen. Je kunt ook kijken naar de toeleveranciers waar je een relatie mee dient te onderhouden. Wat vragen zij qua kosten? Hoeveel marge blijft er dan voor jou over als je uitgaat van de gangbare prijzen binnen de markt? Al dit soort zaken worden vaak meegenomen in een business plan. En het opstellen van een business plan kan een goede eerste stap zijn bij het opzetten van een eigen bedrijf.

Na je KvK-inschrijving

Als je een business plan hebt opgesteld, dan ga je in de regel na je KvK-inschrijving aan de slag met de uitvoering van dit business plan. Er komen allerlei zaken bij kijken. Wellicht ook dingen waar je bij het schrijven van je business plan niet eens over na hebt gedacht. Als je bijvoorbeeld een eigen website wilt, dan dien je na te denken over wat voor domeinnaam je wilt. Wil je een .nl of een .com domein of bijvoorbeeld een .amsterdam domein als je voornamelijk in onze hoofdstad actief bent? En hoe zorg je ervoor dat je een mooie website hebt? En eentje die er niet alleen mooi uitziet, maar die je gebruikers ook prettig vinden in het gebruik? Dit zijn slechts een kleine greep uit de talloze praktische zaken waar je keuzes over dient te maken wanneer je met een eigen bedrijf begint.

Als je alles eenmaal op de rit hebt, komen er andere zaken bij kijken. Dan kom je op zaken uit als: hoe zorg je dat je winst maakt? Hoe zorg je dat je bedrijf blijft groeien? Wat voor kant moet je je bedrijf op laten groeien om ervoor te kunnen zorgen dat het winst kan blijven maken in de komende jaren?

Het winstgevend houden van je bedrijf brengt tal van uitdagingen met zich mee. Aan de ene kant dien je ervoor te zorgen dat je hoog genoege prijzen rekent aan je klanten. Aan de andere kant dien je de kosten laag genoeg te houden. Je leveranciers zitten natuurlijk met hetzelfde dilemma, dus dit creëert een spanningsveld. Als je medewerkers in dienst hebt, dan heb je met hen waarschijnlijk een vergelijkbaar spanningsveld. Zij willen voldoende verdienen om comfortabel te kunnen leven. En ook natuurlijk om een goed salaris te krijgen ten opzichte van wat ze bij andere bedrijven zouden kunnen krijgen. Voor jou als ondernemer betekenen deze dingen ofwel een lagere winst als je hier in meegaat en het kan zelfs betekenen dat je winst omslaat in een verlies.

Accounts receivable management

Als je voor jezelf begint, dan zijn er een aantal dingen waar je rekening mee dient te houden. Het maakt niet uit of je nu zzp’er bent of een miljoenenbedrijf hebt of ergens daar tussenin zit, één uitdaging is altijd hetzelfde: je kunt altijd met klanten te maken krijgen die niet betalen. Als je in loondienst werkt, heb je dit niet. Dan heb je wettelijke rechten. Als werknemer heb je bij faillissement van je werkgever recht op een uitkering via het UWV. Dat vangnet valt weg wanneer je voor jezelf begint.

De harde realiteit van wanbetaling

In theorie is het heel simpel: jij levert een dienst of product, de klant betaalt. Maar de praktijk is helaas weerbarstiger. Veel ondernemers krijgen te maken met te late of niet-betalende klanten, wat hen in financiële problemen kan brengen. Zeker als je een MKB’er bent met personeel en een groot aantal klanten, dan is het zo goed als onvermijdelijk dat je vroeg of laat te maken krijgt met wanbetalingen.

Wat is accounts receivable management?

Accounts receivable management – een anglicisme dat grofweg hetzelfde betekent als debiteurenbeheer – gaat over het op tijd betaald krijgen. Betaald een klant een factuur niet, dan begint daarmee in principe het accounts receivable management-traject. Accounts receivable management helpt jou om het geld waar je recht op hebt ook daadwerkelijk te ontvangen. Dit kun je zelf doen. Dan stuur je in eerste instantie een betalingsherinnering. Als je klant daarop niet reageert dan kun je bijvoorbeeld bellen of een appje sturen. Vaak zijn een paar van die handelingen voldoende. In de gevallen waarin dit niet zo is, kun je vervolgens nog een aanmaning sturen. Op dat moment kun je ook extra kosten in rekening brengen voor de te late betaling.

Als de klant dan echter nog niet betaald, dan sta je als ondernemer voor het blok. In principe is er natuurlijk een juridisch pad, maar wil je dat bewandelen? Dan moet je ook een advocaat in de arm nemen. En dat brengt natuurlijk kosten met zich mee. En een hoop gedoe. Het kost natuurlijk ook een hoop tijd. Daarnaast leidt het je af van je dagelijkse werkzaamheden. Je wilt natuurlijk je focussen op het laten groeien van je bedrijf. Je hebt klanten die een hoge kwaliteit van je verwachten. En dat je snel levert. Daarbinnen past een vordering vaak niet echt.

Een accounts receivable management agency

Veel ondernemers kiezen ervoor om hun accounts receivable management uit te besteden. Soms heeft dit simpelweg als reden dat ze er de tijd niet voor hebben om in een vordering te steken. Maar er zijn ook ondernemers die met accounts receivable management-zaken te maken krijgen die bijvoorbeeld grensoverschrijdend van aard zijn. Dit soort zaken kunnen vorderingen erg complex maken om te innen. Ondernemers krijgen in dit soort situaties te maken met verschillende munteenheden en wisselkoersen, taal- en cultuurverschillen, verschillende tijdszones en juridische verschillen. Het moeten opstarten van een rechtzaak in een ander land kan een groot obstakel zijn, waardoor sommige ondernemers uiteindelijk er maar van afzien om hun geld te proberen te innen.

Het goede nieuws is dat er accounts receivable management agencies zoals Atradius Collections zijn die bij dit soort zaken kunnen helpen. Er zijn veel accounts receivable management agencies in allerlei soorten en maten. Echter zijn er slechts enkele bedrijven die op de schaal van Atradius opereren.

Debiteurenbeheer software

Als je kosten wilt besparen, dan hoef je je accounts receivable management niet per se aan een mens uit handen te geven. Er zijn tegenwoordig vele softwareproducten die deze zaken uit handen kunnen nemen. Er zijn vele varianten van dit soort debiteurenbeheer software. Atradius biedt bijvoorbeeld Credit-IQ aan, maar de talloze lijst van concurrenten bevat namen zoals Versapay, Gaviti, Quadient AR, BlackLine, HighRadius, Invoiced en Hiver. Deze debiteurenbeheer software producten combineren de noodzaak tot het beheren van openstaande vorderdingen met de noodzaak om dit op een tijds- en geldsefficiënte wijze te doen. De meerwaarde ligt vooral in de efficiente boven traditionele, door mensen geleverde diensten zoals die van Atradius en andere grote accounts receivable management agencies.