Hoe vind je de perfect Locatie voor een Evenement?

Het plannen van een evenement is een spannend vooruitzicht, maar wel een dat snel kan veranderen in een tsunami van beslissingen. Uiteindelijk draait een evenement maar om één ding: zaalverhuur. De locaties hebben een lange weg afgelegd… De dagen van steriele conferentieruimten zonder ramen in hotelkelders of lanceringsfeesten in saaie receptieruimten zijn voorbij. Tegenwoordig vind je modeshows op daken, vergaderingen in boomhutten, geldinzamelingsacties op ontmantelde vliegdekschepen en zo’n beetje alles daartussenin. Het is een spannend maar onvermijdelijk overweldigend proces om een locatie te vinden, wat vaak leidt tot de vraag waar je moet beginnen. Er zijn vijf belangrijke overwegingen om in gedachten te houden:

  1. Bereken eerst je budget.
  2. Zoek de beste locatie en parkeergelegenheid.
  3. Denk aan capaciteit en indeling.
  4. Wat zijn de diensten en voorzieningen?
  5. Zorg ervoor dat je de locatie bezoekt.

Hoe je begint met het zoeken naar een locatie

De eerste stap bij het zoeken naar een locatie is rekening houden met de aanlooptijd. Idealiter moet een locatie minstens vier tot zes maanden van tevoren worden geboekt, vooral bij zaalverhuur Amsterdam. (Een opmerkelijke uitzondering op deze tijdlijn is het plannen van een bruiloft, die afhankelijk van de omvang een jaar of langer van tevoren moet plaatsvinden). Populairdere locaties zullen onvermijdelijk langer van tevoren volgeboekt zijn en afhankelijk van waar je je bevindt kunnen sommige locaties seizoensgebonden zijn. Geef jezelf voldoende ademruimte om een georganiseerd proces van begin tot eind te garanderen en probeer, indien mogelijk, flexibel te zijn met je timing om de perfecte locatie te vinden.

Plan op basis van je doelpubliek

De locatie van je evenement moet een directe weerspiegeling zijn van je doelgroep. Dit is geen harde wetenschap, maar houd rekening met de algemene smaak van het soort publiek waaraan je levert en ga dienovereenkomstig te werk. Als je een technisch publiek voor ogen hebt, kies dan een plek die geschikt is voor een technisch evenement. Als je een verfijnd feest plant voor een ouder publiek, ga dan misschien niet voor de nachtclub in het centrum. Het hoeft niet altijd zo matchy-matchy te zijn, maar een boekenfeest in een bibliotheek (of zelfs op het dak van een bibliotheek) heeft wel iets. Kortom, denk na over wat voor soort locatie je publiek enthousiast zou maken om binnen te lopen.

Hoe maak je een evenement uniek?

evenement tafels aankleden-min

Hoe unieker een evenement, hoe langer de indruk blijft. Dit is een kans om plezier te hebben en buiten de gebaande paden te denken om je unieke standpunt over te brengen. Deze overweging kun je maken met grote en kleine evenementelementen.

  • Word creatief met de locatie: Zwarte stropdas evenement? Kijk eens naar een museum. Ga je voor industrieel-chique? Denk aan historische gebouwen of zelfs brouwerijen en distilleerderijen. Zoek je iets met een buitengevoel, maar wil je je geen zorgen maken over het weer? Misschien een atrium in een botanische tuin of op een overdekt dak. De opties zijn eindeloos. Andere unieke locaties om ideeën op te doen, zijn bijvoorbeeld het verhuren van een zomerkamp – veel kampen doen dit ook buiten de zomermaanden als extra inkomsten – treinstationruimtes, magazijnen, stadions ter grootte van de minor-league voor bedrijfsfeesten, boten en jachten voor een productlancering… De wereld ligt aan je voeten.
  • Technologie: Altijd een kans voor een meeslepende ervaring. Je zou zelfs iemand kunnen inhuren om speciaal voor jouw evenement een app te coderen, zodat je publiek zich ermee kan bezighouden voor, tijdens en na het evenement.
  • Verlichting: Strategische verlichting zet letterlijk de toon en is een belangrijke methode om de gewenste sfeer te creëren.
  • Voor je volgende trivia-avond: sfeerverlichting is zeker geen nieuw concept… Oude Egyptenaren polijstten piramidekalksteen strategisch om schitterende lichtvormen te creëren die weerkaatsten over het zand. (Helaas zijn de piramides van Gizeh niet meer te huur als evenementenlocatie, maar ze waren vast leuk voor conferenties en productlanceringen in het Midden-Oosten).
  • Cadeau of Geschenktasje: Ze zorgen ervoor dat de deelnemer zich gewaardeerd voelt, het laat een blijvende indruk achter en het promoot je merk. De trifecta. Wil je het naar een hoger niveau tillen? Overweeg dan cadeaus op maat.
  • Overweeg een thema: ga alleen niet te ver, dat kan resulteren in een shtick-factor. Maar thema’s voor evenementen in het algemeen? Een heel goed idee.

Wat maakt een evenement geweldig?

  • Het zit in de details: Een geweldig evenement is de som van vele componenten. Ben je ooit naar een evenement geweest waar een geweldige gastspreker was, maar waar de eigenlijke (audio)luidsprekers het geluid niet goed genoeg versterkten? Een goede akoestiek kan een goed evenement onderscheiden van een geweldig evenement. Wat dacht je van een evenement waar het eten heerlijk was, maar het een eeuwigheid duurde voordat het werd opgediend? Nogmaals, het verschil tussen een goed en geweldig evenement. De tafelversieringen zijn mooi, maar blokkeren het zicht van mensen aan de overkant van je tafel… goed vs. geweldig.
  • Houd je aan de agenda: Zorg ervoor dat het entertainment of de gastspreker(s) op tijd beginnen en communiceer de tijdslimiet ruim van tevoren met hen. Dit houdt de stroom van het evenement op een effectieve manier op gang en voorkomt onderbrekingen.
  • Aanvullende activiteiten: Extra activiteiten of items kunnen ook een leuk tintje geven, afhankelijk van het budget. Overweeg een fotohokje (een onvermijdelijke hit), of als het een laat buitenevenement is, huur dan een leuke foodtruck voor late snacks. Hoe nauwgezet je ook plant, er kunnen dingen gebeuren waar we geen invloed op hebben – zoals in het leven – maar anticiperen op grote en kleine details is een belangrijk ingrediënt voor het algehele succes van je evenement.
  • Noodplannen: Probeer in dezelfde geest zoveel mogelijk noodplannen te hebben voor verschillende scenario’s.

5 belangrijke overwegingen voordat je op zoek gaat naar een evenementenlocatie

evenement met gedekte tafels-min

Hoewel er veel factoren zijn die je moet afwegen bij het zoeken naar een evenementlocatie, kun je het eigenlijk terugbrengen tot vijf belangrijke overwegingen:

1. Bereken je budget

Bepaal je budget voordat je begint met zoeken, want dat bepaalt vrijwel alles. Bedenk echter ook wat je prioriteiten zijn – hoe wil je binnen dat budget je uitgaven verdelen? Laat uitsplitsen wat je bereid bent uit te geven aan elk element, van het honorarium voor een gastspreker tot geschenktassen, voordat je begint met zoeken. Een evenementhack die je altijd moet onthouden is dat als je een evenement op een dak houdt, je geld kunt besparen op andere decorstukken, omdat het uitzicht alleen al een statementstuk is. Hetzelfde geldt voor iets als een aquarium of museum; bij dit soort ruimtes heb je niet te maken met een leeg canvas.

Een andere mogelijke kostenbesparing is het boeken van een locatie met eigen tafels en stoelen voor grotere evenementen (als je die mooi vindt staan). Anders is het huren van meubilair een extra kostenpost. Houd natuurlijk altijd rekening met de verzekeringsfactor. De pandemie heeft ons geleerd dat overmacht echt bestaat.

2. Vind de beste locatie

Dit is een belangrijk punt, maar ook een punt dat sterk beïnvloed kan worden door de geografische locatie. Parkeren is inherent minder een probleem in Amsterdam, bijvoorbeeld, omdat de belangrijkste vervoersmiddelen Uber/Lyft/Etc., taxi’s en metro’s zijn. Dat gezegd hebbende, wees je bewust van de invloed van je locatie op de parkeerbehoefte en plan dienovereenkomstig. Parkeerproblemen zijn vaak een domper op het evenement, zowel voor deelnemers als voor planners. Als een parkeergarage of -terrein noodzakelijk is, probeer deze dan volledig te verhuren of, als dat niet mogelijk is, de verwachte parkeerkosten door te berekenen in de totale ticketprijs. Je kunt een link naar een parkeerapp opnemen in je evenementinformatie als dat van toepassing is.

Een andere optie die je kunt overwegen is een soort pendeldienst vanaf een centrale locatie. Dit is al lang een populaire optie voor bruiloften, maar het is eigenlijk een toepasselijke manier van vervoer voor elk soort evenement. Voor evenementen waar drinken eerlijk gezegd een belangrijk onderdeel is, zoals een evenement met wijnproeverijen, kan een pendeldienst sowieso op prijs worden gesteld, ongeacht de beschikbaarheid van parkeergelegenheid. Pendeldiensten zijn een andere optie om je stempel te drukken, en ze hoeven niet alleen je go-to charterbuservaring te zijn. Overweeg snacks en een thema of kies een uniek voertuig zoals een trolley. Onthoud: de evenementervaring begint al voordat je aankomt op de locatie.

3. Denk aan capaciteit en indeling

Een onderschat dilemma om over na te denken: het feit dat een locatie een bepaald aantal mensen kan herbergen, betekent niet dat dat altijd de ideale situatie is. Overweeg naast het aantal vierkante meters en de capaciteit van de mensen ook de stroming en de indeling om de perfecte balans te vinden tussen niet te vol, waardoor je je niet kunt mengen, maar ook geen plek die het aantal aanwezigen zal overweldigen. Je hoeft bijvoorbeeld geen dakterras van 5000 vierkante meter te boeken voor een intiem repetitiediner. Het is ook belangrijk om te weten wat de toegankelijkheidsbehoeften van je publiek zijn. Als je weet dat er een gast of gasten met speciale behoeften zullen zijn, zorg er dan voor dat de locatie hieraan kan voldoen (heeft het bijvoorbeeld een lift).

4. Controleer de diensten en voorzieningen

Tegenwoordig zijn de mogelijke voorzieningen en diensten vrijwel onbeperkt. Hier is een eerste lijst met dingen die je kunt overwegen op basis van je potentiële behoeften aan diensten en voorzieningen: catering in huis, keuken, livestreammogelijkheden, A/V-apparatuur, dansvloer, green room, DJ-booth, airconditioning, verwarming, uitzicht, dak, privé-ingang, toegang op straatniveau, bar, green room, LED-muren… Er is heel veel, het is gewoon een kwestie van wat aan jouw wensen voldoet.

Let er ook op dat je van tevoren controleert of de locatie een schoonmaakploeg heeft, wat niet altijd het geval is. Dit kan een onaangename verrassing zijn op het laatste moment. Eventplanners zijn een ijverig stelletje, maar probeer je gezond verstand te bewaren op dit gebied.

5. Bezoek de locatie

Zie het vinden van een locatie voor een evenement als online daten. Dingen kunnen er goed uitzien op hun profiel, maar je zult er niet echt achter komen of iemand die perfecte match is voordat je hem of haar ontmoet.

Conclusie

Een locatie vinden voor een evenement kan een ontmoedigend vooruitzicht zijn. Met de vele opties die er zijn, kan het moeilijk zijn om precies te bepalen wat werkt voor jou, je gastheer en je doelgroep. Door het op te splitsen in de vijf eerder genoemde hoofdoverwegingen – je budget berekenen, de beste locatie met parkeergelegenheid vinden, rekening houden met capaciteit en indeling, en diensten en voorzieningen in overweging nemen – kan het proces veel gemakkelijker verteerbaar worden. Er is een plek voor alles en iedereen.

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button