6x tips om efficiënter te vergaderen
We hebben allemaal weleens vastgezeten in een eindeloze vergadering die maar niet lijkt op te schieten. Op zo’n moment tikt de klok, maar door terwijl je die tijd veel beter zou kunnen besteden aan het daadwerkelijk afronden van je taken. Gelukkig zijn er een paar praktische tips die jij en je collega’s kunnen volgen om tijdverspilling tegen te gaan en productiever te vergaderen!
Stel een duidelijk doel op
Een van de grootste boosdoeners van ineffectieve vergaderingen is het gebrek aan een duidelijk doel. Voordat je een vergadering plant, is het verstandig om na te denken over wat je wilt bereiken. Communiceer dit ook duidelijk en van tevoren naar de deelnemers, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Je kan aan het begin van de vergadering deze doelen ook nog eens duidelijk op een whiteboard noteren, zodat hier niet van wordt afgeweken en iedereen het doel goed voor ogen houdt.
Beperk het aantal deelnemers
Hoe meer zielen, hoe meer vreugd, toch? Wel, niet altijd. Een te grote groep deelnemers kan leiden tot een chaotische vergadering waarin het moeilijk is om iedereen aan het woord te laten komen en beslissingen te nemen. Beperk daarom het aantal deelnemers tot alleen degenen die echt nodig zijn.
Volg een plan
Een agenda is je beste vriend als het gaat om efficiënt vergaderen. Stel een gedetailleerd plan op met de onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken en de tijd die aan elk onderwerp zal worden besteed. Stuur het plan van tevoren naar de deelnemers, zodat ze zich kunnen voorbereiden en weten wat er van hen wordt verwacht. Tijdens de vergadering, houd je aan het plan en gebruik dit als leidraad om ervoor te zorgen dat de discussies relevant blijven en dat alle belangrijke onderwerpen worden behandeld.
Houd de vergadering kort en krachtig
Niemand houdt ervan om zijn tijd te verspillen aan eindeloze vergaderingen. Probeer de vergadering dus steeds zo kort mogelijk te houden, maar zorg er wel voor dat alles besproken wordt. To-the-point gesprekken zijn daarvoor nodig, dus probeer niet af te dwalen naar zijsporen of off-topic discussies.
Moedig actieve deelname aan
Een vergadering is pas echt productief als alle deelnemers actief betrokken zijn en hun input geven. Moedig alle deelnemers dus aan om mee te werken door open vragen te stellen, de stilte te doorbreken en verschillende deelnemers rechtstreeks aan te spreken. Zorg ervoor dat er een open en inclusieve cultuur heerst in je onderneming, waarin alle stemmen worden gehoord en gewaardeerd. Zo verhoog je niet alleen de betrokkenheid van de deelnemers, maar komen er ook vaker creatieve oplossingen en nieuwe inzichten naar voren.
Zorg voor een aangename vergaderruimte
Last but not least, ook de ruimte waarin we vergaderen kan een grote invloed hebben op de productiviteit van de bijeenkomst. Een krappe, benauwde ruimte met ongemakkelijke stoelen en slechte verlichting is bijvoorbeeld niet bepaald inspirerend. Zorg dus voor een ruimte met ergonomische bureaustoelen, voldoende natuurlijk licht en verlucht de vergaderzaal ook goed vooraleer je begint met vergaderen. Zo zal iedereen zich langer fris en gemotiveerd voelen om mee te werken. Zorg ten slotte ook voor het nodige kantoormateriaal zoals een bord om samen op te brainstormen, notitieblokken en balpennen.
