Waarom Excel-automatisering tijd vrijmaakt (en jou rustiger maakt)

Elke maandagochtend hetzelfde ritueel: je opent een bestand, plakt er nieuwe cijfers in, sleept een formule naar beneden, checkt of de datumkolom weer eens is omgevallen. Twintig minuten. Soms veertig. En volgende week weer.

Klinkt herkenbaar? Dan is dit stuk voor jou. Want dat kleine klusje kost je meer dan tijd alleen. In deze blogpost leggen we uit waarom automatiseren in Excel je hoofd letterlijk lichter maakt, en hoe je eraan begint zonder programmeur te zijn.

Je brein houdt niet van herhaling

Repetitief werk vraagt weinig van je denkvermogen, maar wel constant een beetje aandacht. Precies die combinatie is slopend. Je bent te druk om te ontspannen en te weinig uitgedaagd om in een flow te komen.

Daar komt bij dat je tijdens zo’n klusje voortdurend op de fout let. Heb ik die rij wel meegenomen? Staat de komma goed? Die lichte alertheid vreet energie, ook als er niks misgaat.

Automatiseren haalt die alertheid weg. De taak gebeurt of gebeurt niet, en dat zie je meteen. Geen sluimerende twijfel meer die de rest van je dag meereist.

Van handwerk naar één druk op de knop

Begin klein en concreet: welke handeling doe je elke week exact hetzelfde? Kolommen opschonen, dubbele regels verwijderen, een draaitabel verversen. Dat zijn de kandidaten.

Voor terugkerende bewerkingen is Power Query je beste vriend. Je legt één keer vast hoe ruwe data moet worden opgeschoond en gesplitst, en daarna is verversen genoeg. Macro’s en VBA gaan een stap verder: die leggen een hele reeks handelingen vast, inclusief opmaak en opslaan. Wil je taken over meerdere programma’s heen laten lopen, dan pak je Power Automate erbij, bijvoorbeeld om een maandrapport automatisch te mailen zodra het bestand is bijgewerkt.

En de nieuwe generatie hulpmiddelen scheelt ook flink. Copilot en ChatGPT schrijven prima een formule of een stukje VBA voor je als je precies beschrijft wat je wilt. Controleren blijft jouw werk, maar het blanco scherm is voorbij.

Minder fouten, minder gedoe achteraf

Handmatig werk gaat een keer mis. Niet omdat je slordig bent, maar omdat je de vijfde keer diezelfde week minder scherp bent. Een geautomatiseerde stap maakt altijd dezelfde keuze, en dat maakt controleren zoveel makkelijker.

Dat merk je vooral bij de klassiekers. Rekent Excel niet automatisch door? Dan staat de berekeningsmodus waarschijnlijk op handmatig; zet hem terug op automatisch via Formules. Wil je de tijd uit een datum weghalen, gebruik dan INTEGER om alleen het datumdeel over te houden. En wil je uren optellen tot boven de 24, dan pas je de celopmaak aan naar [u]:mm, anders begint de teller stiekem opnieuw.

Wanneer je er iemand bij haalt

Op een gegeven moment loop je vast. Je macro werkt wel, maar niemand anders snapt hem. Of je afdeling draait op één bestand dat maar door één iemand wordt begrepen, en dat is precies het risico van te veel spreadsheetafhankelijkheid: kennis die in één hoofd zit.

In zulke gevallen kiezen teams er vaak voor om samen een dag door de mogelijkheden te lopen, bijvoorbeeld via een excel training waarin je met je eigen bestanden aan de slag gaat. Dat werkt beter dan een handleiding lezen, omdat je meteen ziet welke stappen in jouw werk overbodig zijn.

Zo’n opfrisser levert vaak ook de kleine dingen op waar je jaren omheen hebt gewerkt. Sneltoetsen bijvoorbeeld. Ctrl+Shift+L voor filters, F4 om een vorige handeling te herhalen, Ctrl+Pijltje om door grote tabellen te schieten. Duh, denk je dan. Maar het scheelt echt.

Wat je met die vrijgekomen uren doet

Hier gaat het vaak mis: de gewonnen tijd verdwijnt geruisloos in ander werk. Zonde. Spreek daarom met jezelf af wat er in dat gat komt, en zet het in je agenda voordat iemand anders het opvult. Werk je in een team, dan helpt het om taken en deadlines zichtbaar te maken in een gedeelde planning; microsoft planner is daar een voorbeeld van een tool waarmee je dat overzicht bewaakt.

Overigens blijkt uit onderzoek dat medewerkers zelf positief staan tegenover die automatiseringsslag binnen hun organisatie, meldt Consultancy.nl. Logisch ook: niemand mist het overtypen van adressen.

En dan die andere vraag, die veel dieper zit dan een spreadsheet: wat is een uur je eigenlijk waard? Wij schreven eerder over waarom tijd toch echt belangrijker dan geld is, en die gedachte past hier verrassend goed bij.

Zo begin je deze week nog

Kies één klusje. Schrijf op wat je precies doet, stap voor stap. Zoek dan de Excel-functie die die stap overneemt, test hem op een kopie van je bestand en gebruik hem een maand.

Nog een handige tip: zet automatische datumherkenning uit als Excel steeds je codes in datums verandert. Formatteer de kolom vooraf als tekst, dan blijft alles staan zoals jij het typt. Klein foefje, groot verschil in ergernis.

Begin met dat ene terugkerende bestand en kijk over vier weken terug hoeveel handelingen er zijn verdwenen. Gegarandeerd meer dan je denkt!

De taak gebeurt of gebeurt niet, en dat zie je meteen. Geen sluimerende twijfel meer die de rest van je dag meereist.