Handige tips om de wachttijden bij een evenement te verkorten

De gemiddelde bezoeker van een evenement heeft een hekel aan lange wachttijden. Moeten ze lang wachten bij de bar, eetkraampjes, toiletten of garderobe? Dan zorgt dit vast en zeker voor de nodige frustraties. Reden genoeg om hiermee aan de slag te gaan. Helaas weten veel organisatoren van evenementen niet precies wat ze moeten doen om wachttijden te verkorten. Daarom helpen wij je hier op weg met een aantal praktische tips.

Gebruik consumptiebonnen of -munten

Bij contante betalingen komt vaak wisselgeld kijken, terwijl het bij digitale betalingen vaak even duurt voordat een transactie verwerkt is. Hierdoor lopen de wachttijden op. Met consumptiebonnen of -munten hoef je hier niet bang voor te zijn, want bezoekers betalen altijd gepast. Als je hiervoor kiest, moeten er wel voldoende kassa’s zijn. Bij een tekort aan kassa’s kan het lang duren voordat mensen bonnen of munten hebben.

Om wachttijden bij de kassa’s te voorkomen, kun je eventueel met een snelkassa werken. Hier kunnen mensen alleen voor een vaste prijs munten halen, zoals 50 euro. Verpak de muntjes van tevoren in zakjes, eventueel ook al met wisselgeld. De snelle doorstroom zorgt ervoor dat de druk op de reguliere kassa’s verlicht wordt.

Richt het terrein efficiënt in

Een efficiënte inrichting van het terrein helpt om de wachttijden bij een evenement te verkorten. Zorg om te beginnen voor een goede doorstroom. Blijven bezoekers lange tijd op dezelfde plek staan, omdat ze niet weten waar ze naartoe moeten? Dan ontstaan er vanzelf wachttijden. Dit kun je voorkomen door duidelijke bewegwijzering aan te brengen. Denk er ook eens over na om extra vrijwilligers in te zetten om de mensenstroom in goede banen te leiden.

Bij veel evenementen ontstaan al snel wachttijden bij de eetkraampjes en toiletten. Door deze ‘pijnpunten’ efficiënt in te richten, kun je dit voorkomen. Verspreid ze bijvoorbeeld over het terrein, zodat bezoekers meerdere opties hebben. Bespaar bovendien niet op het huren van toiletten. Als je er hier te weinig van neerzet, duurt het niet lang voordat er (lang) rijen ontstaan.

Denk na over de garderobe

Bezoekers nemen vaak een jas of vestje mee naar een evenement. Als organisator wil je niet dat ze hier de hele tijd mee rond moeten lopen. Daarom mag een garderobe niet ontbreken. Trekt je evenement veel bezoekers? Dan kunnen hier wachttijden ontstaan. Door voldoende personeel in te zetten en nummerbloks te gebruiken, kun je dit beperken. Denk bovendien goed na over de manier waarop mensen de garderobe kunnen bereiken. Als dit via meerdere kanten kan, spreid je de drukte en dat resulteert in kortere wachttijden.

Zorg voor voldoende personeel

Een tekort aan personeel is één van de voornaamste oorzaken van wachttijden bij evenementen. Zorg er daarom voor dat je voldoende mensen hebt voor achter de bar, achter de kassa en in de garderobe. Probeer het zoveel mogelijk met vrijwilligers te doen, want dat scheelt in de kosten. Kies je voor betaald personeel? Maak dan een inschatting van het aantal bezoekers dat je verwacht en bepaal op basis hiervan hoeveel mensen je nodig hebt.