Weg met die irritante e-mailgewoontes!

Mails zonder onderwerp, stream of consciousness epistels en het simpelweg niet reageren op berichten. Stuk voor stuk irritante e-mailgewoontes waar Maartje zich dagelijks aan ergert én bezondigt. Ben jij ook zo’n lamlendige mailer? Vat jezelf dan bij de kraag en verbeter je mailgedrag. Hieronder een paar suggesties.

Lees ook: Leef niet morgen, maar leef nu: 8 tips voor een goed gevoel

  • Ontwikkel gevoel voor gedragscodes. In de jaren 90 hadden we nog e-mail etiquette. “Schrijf je mail alsof het een brief is,” kregen we te horen. Tegenwoordig zijn de regels flexibel. Het gaat vooral om afstemming op je correspondentiepartner. Mail je met iemand die jou aanspreekt met “Geachte”, dan doe je dat – tenzij groot hiërarchisch verschil – gewoon terug. Maar bij de collega die mailt: “Lunchen?”, hoef je echt niet te reageren met “Beste Olaf, Dank voor je verzoek. Het lijkt mij gezellig om samen onze boterhammen op te eten. Vriendelijke groeten,…”
  • Mail niet als je kwaad bent. Loop weg van het scherm. Ga koffie halen. Bedenk hoe je wilt reageren, slaap er desnoods een nachtje over. En schrijf een heldere, weloverwogen mail terug als je weer helemaal zen bent.
  • Mail niet als je beter kan langslopen of bellen. Iedereen zit wel eens in een mailconversatie die almaar grimmiger wordt. Wees daarom alert op de eerste licht-pissige formuleringen en regel meteen een face to face of voice to voice. E-mails komen doorgaans harder over dan gesproken woorden. Bovendien ga je makkelijk los op zo’n toetsenbord: die ander praat toch niet terug. Door een directe confrontatie maak je het conflict weer menselijk en haal je de angel uit de potentiële rel.
  • Rustig aan met reply-all. Gebruik alleen reply-all als daadwerkelijk iedereen moet weten dat jij het document hebt ontvangen/het grapje ook leuk vond/bijzonder geïnteresseerd bent in de anatomie van de vrouw van de baas.
  • Denk eer ge verzendt. Verzin wat je in essentie wilt zeggen en vat dit samen in circa vijf zinnen. Niemand heeft nog tijd – laat staan de concentratiespanne – voor ongeredigeerde gedachtenspinsels.
  • Wees spaarzaam met de rode uitroeptekens (prioriteit hoog). Die uitroeptekens zeggen doorgaans meer over de persoon van de auteur, dan over de inhoud van het bericht.
  • Reageer. Niet alleen op e-mails, ook op Apps en voicemails. Dit hoeft niet à la minute, maar toch zeker wel binnen 48 uur. De klassieke smoezen uit de jaren ’00 (ik ben je mailadres kwijt, de inbelverbinding deed het niet) werken in 2016 niet meer. Iedereen zit tegenwoordig 24/7 aan minstens 4 verschillende schermen gekluisterd, dus de verzender weet heus wel dat je het bericht binnen een paar seconden leest.
  • Gebruik geen leesbevestiging. Compleet overbodig, zie hierboven.
  • Maak jezelf niet belachelijk met een enorme disclaimer. Vooral niet onder een e-mail over koetjes en kalfjes. Zo van:

Leuke borrel hè gisteren JJJ!?!

Gevolgd door:

Dit bericht is uitsluitend bestemd voor bovengenoemde geadresseerde(n). Het is niet toegestaan deze informatie te verspreiden, kopiëren of te verstrekken aan derden. De inhoud van dit bericht en bijlagen is vertrouwelijk en slechts bedoeld voor gebruik door de geadresseerde persoon of entiteit. De informatie is niet juridisch bindend, noch kunnen hier rechten aan worden ontleend of kan hier enige aansprakelijkheid of verplichting voor Mijn Enorm Belangrijke Bedrijf uit voortvloeien. Wanneer u dit bericht (inclusief bijlage(n)) ten onrechte heeft ontvangen, dient u de afzender hiervan per kerende e-mail op de hoogte te brengen en dit bericht te verwijderen uit uw systeem.

  • Niet klakkeloos forwarden en cc-en. Forward alleen mails als dit niemand schaadt/in verlegenheid brengt/tegen de haren instrijkt. Pas vooral op met het doorsturen van eindeloze mailconversaties. Grote kans dat daar belastend materiaal tussen zit.
  • Geef je mail een (duidelijk) onderwerp. Dus geen nietszeggende titel als “hallo” en “vraagje”. In eerste instantie is een mail zonder onderwerp niet zo’n probleem. Je ziet immers snel waar het bericht over gaat. Later is een rubricering echter wél handig, wanneer je een oude mail wilt terugvinden.
  • Maak ‘Hartelijke groeten,’ geen onderdeel van een e-mailhandtekening.

Dit:

Hartelijke groeten,

Rob den Hartog
Coördinator binnenland
06 12345678 | hartog@mebb.nl 

komt namelijk niet zo hartelijk over.

Lees ook: Leven zonder negativiteit: hoe doe je dat?

Geschreven door