Hoe zorg je dat je gehoord wordt in een meeting?

Misschien is het de te grote tafel. De dreigende aanwezigheid van je manager. Of de luide collega die de microfoon opeist. Of je nu face-to-face of online vergadert, het is makkelijk om je angstig, zelfbewust en sprakeloos te voelen.

Hoewel het kan voelen alsof je de enige bent die het moeilijk heeft tijdens vergaderingen, ben je niet alleen. En net zoals anderen hun zelfbewustzijn overwinnen en hun stem laten horen, moet jij dat ook doen! Voel je je nog niet zelfverzekered genoeg of weet je echt niet hoe je dit moet aanpakken? Dan kan je altijd nog een training volgen in persoonlijke effectiviteit. Met deze training geef je jouw sterkste punten alle ruimte en reken je af met belemmerende gedachten.

Waarom je stem laten horen?

Bijeenkomsten zijn een belangrijke manier om op te vallen. Als je jezelf staande houdt in een vergadering, laat je zien dat je zelfverzekerd en proactief bent, en dit kan je markeren als een toekomstige leider.

Helaas kunnen je collega’s geen gedachten lezen. Dus hoeveel goede ideeën je ook in je hoofd hebt, ze zijn nutteloos voor jou, je team en je organisatie totdat je ze uitspreekt.

Laten we eens kijken naar zeven manieren om je zelfvertrouwen op te bouwen en een gevoel van controle te krijgen waarmee je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan je volgende vergadering.

Hoe zorg je dat je gehoord wordt tijdens een vergadering?

1. Heb vertrouwen in je eigen waarde

De kans is groot dat je bent uitgenodigd voor de vergadering omdat je iets te bieden hebt. Je bent gewild en gewaardeerd – dus wees zelfverzekerd! Je hebt waarschijnlijk deskundige kennis of vaardigheden met betrekking tot het onderwerp dat wordt besproken. Of misschien denkt je manager dat het een goede leermogelijkheid voor je is, en zijn ze benieuwd hoe je in deze situatie presteert.

Als de reden voor je aanwezigheid onduidelijk is, vraag het dan aan je manager of de organisator van de bijeenkomst. Als je er niet bij hoeft te zijn, heb dan het vertrouwen om beleefd af te wijzen. Onnodige vergaderingen zijn immers tijdrovend en duur – denk aan het uurtarief van alle aanwezigen!

2. Stel vragen

Als het overbrengen van je eigen idee of visie te zenuwslopend is, begin dan met het stellen van vragen over wat andere aanwezigen zeggen. Dit laat zien dat je oplettend, betrokken en geïnteresseerd bent. Ook als jij diegene bent die advies moet geven. Als je hierin nog niet zo sterk bent, dan kan je altijd nog een adviesvaardigheden training volgen.

Om de neiging te vermijden om blanco te worden van angst in vergaderingen, kun je het beste gewapend komen met een paar vragen. Maar pas op dat je er niet zoveel stelt dat je de vergadering vertraagt.

3. Kom op voor anderen

Leren om jezelf naar voren te duwen kan moeilijk zijn, maar de meesten van ons vinden het makkelijker om anderen te helpen en te prijzen. Begin dus met het opbouwen van je zelfvertrouwen door op te komen voor je mede-deelnemers.

Als iemand bijvoorbeeld iets zegt waar je het mee eens bent, zeg dat dan. Nadat je ze waardering hebt gegeven voor hun idee, kun je er misschien op voortbouwen door je eigen ideeën toe te voegen. Je kunt ook de aandacht terugleiden naar iemand die onderbroken werd met een simpele “Pieter, wat wilde je zeggen?”.

Als je zelfverzekerd wordt over het opkomen voor anderen, zul je je minder zelfbewust voelen over het opkomen voor jezelf.

Onthoud dat je non-verbale signalen boekdelen spreken. Oogcontact houden met degene die spreekt en instemmend knikken laat zien dat je alert en respectvol bent. Lees verder voor tips om deze signalen op te pikken in virtuele vergaderingen.

4. Wees een van de eersten die spreekt

De sfeer van de vergadering wordt al vroeg bepaald, en door dan al bij te dragen, laat je jezelf zien als een actieve deelnemer. Neem dus het voortouw en wees assertief.

Wees je ervan bewust dat assertief niet hetzelfde is als agressief, en dat vroeg aan het woord zijn niet betekent dat je altijd de eerste bent!

5. Omarm de vaardigheden van introversie

Als je introvert bent, ben je waarschijnlijk reflectief, strategisch en oplettend. Je kunt deze eigenschappen op twee manieren gebruiken. Onderzoek in de aanloop naar de vergadering het onderwerp van gesprek en plan wat je wilt zeggen of vragen. En als je eenmaal in de vergadering bent, gebruik dan je actieve luistervaardigheden om samen te vatten wat er gezegd wordt, laat zien dat je de mening van anderen waardeert en bied je eigen weloverwogen standpunt aan.

6. Geef je idee het voordeel

Als je kunt, zet jezelf dan op de agenda zodat je gegarandeerd aan het woord komt. Als dit niet mogelijk is, laat iedereen dan van tevoren weten dat je iets hebt dat je wilt delen.

7. Houd het kort, zonder excuses

Begin en eindig je bijdrage met overtuiging. Vermijd te beginnen met een verontschuldigende “Het spijt me, maar…”. Dit verzwakt meteen je positie. Begin krachtig maar beleefd met: “Ik zou graag willen zeggen…” of “Mag ik alleen toevoegen…?”.

Als je hebt gezegd wat je wilt zeggen, beëindig dan je gesprek. Of als je een virtueel gesprek voert, sluit dan af met: “Over naar jou, Rob.” Mensen zullen je efficiënte manier van spreken waarderen.

Vermijd om te zeggen: “Ik ben het er niet mee eens.” Als mensen dit horen, voelen ze zich meteen geconfronteerd en geïrriteerd en zullen ze misschien niet meer naar je luisteren. Het is veel beter om te zeggen: “Ik zie het een beetje anders, omdat…”.

Gehoord worden in virtuele vergaderingen

Virtuele vergaderingen brengen hun eigen unieke uitdagingen met zich mee. Het kan bijvoorbeeld lastiger zijn om de visuele en gedragsmatige signalen op te pikken die helpen om een natuurlijk gesprek te voeren. Als je dan toch aan het woord komt, kan er een tijdsverschil ontstaan waardoor je over andere deelnemers heen praat.

Deze ongemakkelijke stiltes en stotteringen maken ons zelfbewuster en kunnen leiden tot “Zoom-moeheid” – dat is uitputting veroorzaakt door videogesprekken.

Om jezelf te helpen beter te spreken in online vergaderingen

• Test je techniek. Controleer voor je videogesprek of je kunt inloggen in de software, test je microfoon en zoek een camerahoek waar je tevreden mee bent. Je kunt ook een proefgesprek voeren met een vriend(in). Op die manier kun je je concentreren op het gesprek en hoef je je geen zorgen te maken over technische storingen.
• Verminder afleiding. Ruim je werkruimte op afstand op en sluit andere apps die je aandacht van de vergadering kunnen afleiden. Als je je zelfbewust voelt op het scherm, configureer dan de instellingen van je videogesprek zodat je alleen de spreker en/of andere deelnemers ziet. Sommige apps hebben ook “achtergrondvervaging” om de aandacht op jou te houden.
• Houd oogcontact. Als deelnemers je ogen van het scherm zien afdwalen, kan hun aandacht afdwalen. Kijk dus in de lens van je camera, net zoals je de ogen van een vriend zou zien met wie je persoonlijk praat. Rondkijken bij alle deelnemers in “groepsweergave” helpt je ook om oogcontact te houden zonder te staren.
• Controleer de online vergaderetiquette. Sommige teams hebben onofficiële richtlijnen voor online vergaderingen. Zoals het verzoek aan deelnemers om hun camera’s uit te zetten of zichzelf te dempen terwijl anderen spreken. Vraag van tevoren hoe je punten aan de orde kunt stellen. Gebruik je bijvoorbeeld de chatfunctie of zet je je camera aan en steek je je hand op?

Na wat oefening met deze tips, zul je merken dat het makkelijker is om bij te dragen aan vergaderingen op afstand. Je kunt ook mogelijkheden onderzoeken om je zelfvertrouwen te vergroten, zoals presentaties geven voor grotere groepen.

Hoe je anderen kunt helpen om hun stem te laten horen

Als je een vergadering faciliteert, face-to-face of online, maak het dan een veilige en productieve omgeving voor iedereen:

• Nodig alleen mensen uit die erbij moeten zijn. Hoe groter de groep, hoe minder comfortabel sommige mensen zich zullen voelen om een bijdrage te leveren.
• Stuur een agenda rond voor de vergadering. Als je mensen de tijd geeft om zich voor te bereiden, krijg je meer doordachte reacties. Als de vergadering online is, moet de agenda instructies bevatten om in te loggen.
• Probeer een ijsbreker om mensen zichzelf te laten voorstellen, hen op te warmen om te praten en spanningen te helpen verminderen met leuke activiteiten. IJsbrekers kunnen ook virtueel zijn.
• Nodig iedereen uit om een bijdrage te leveren. Ga de zaal rond of vraag online aanwezigen om virtueel hun hand op te steken of opmerkingen achter te laten om aan te geven dat ze als volgende aan het woord willen komen.
• Wees bemoedigend. Ga in op de ideeën van anderen en ontwikkel ze – maar ga niet met de eer strijken! Sticky notes en virtuele whiteboards kunnen deelnemers helpen om zowel persoonlijk als online te brainstormen.
• Geef het goede voorbeeld en zet de toon voor niet-oordelend, inclusief en respectvol gedrag.

Belangrijke punten

Of je nu face-to-face of online vergadert, vergaderingen zijn een belangrijke manier om je zichtbaarheid te vergroten, je carrièrevooruitzichten te verbeteren en je zelfvertrouwen een boost te geven. Het is dus van vitaal belang om je zenuwen of frustraties te overwinnen en te leren hoe je het beste uit deze kans kunt halen. Om te helpen:

• Heb vertrouwen in je eigen waarde.
• Stel vragen.
• Neem het op voor anderen.
• Wees een van de eersten die spreekt.
• Omarm de vaardigheden van introversie.
• Geef je idee het voordeel.
• Houd het kort, zonder excuses.

Op dit moment vinden de meeste van je vergaderingen online plaats. Denk er dus aan om je technologie te testen, afleiding te beperken en oogcontact te houden. Als je oefent, zul je merken dat het gemakkelijker is om vanuit de veilige ruimte van je huis een bijdrage te leveren aan vergaderingen. En als het zover is, kun je dit nieuwe zelfvertrouwen meenemen naar de directiekamer.