De psychologie van het wijzigingen bijhouden (track changes)

Beheersing van track changes is van levensbelang op kantoor, want het kan je populariteit maken of breken. Kenmerkend voor dit genre is de ongelijke machtsverhouding. Collega A produceert iets (nota, draaiboek), B laat weten wat hij ervan vindt. Gebeurt dit op subtiele wijze, dan is B een geliefde collega. Ontbreekt het B echter aan tact, dan is de onderste sport van de sociale ladder snel in zicht. Bij track changes is de toon dus essentieel.

Lees ook: De belangrijkste wijsheid van Oprah!

En die toon moet vooral vriendelijk zijn. Dat begint al bij het aantal geplaatste opmerkingen. Niemand wil een knalrode bladzijde terug vol doorhalingen en breedsprakige tekstballonnen. Dus pick your battles. Haal een paar zwakke plekken uit het stuk en laat je daar mild over uit.
Mild zijn is stelligheid afzwakken. Schrijf dus niet in een tekstballon: “deze paragrafen omkeren”. Maar “deze paragrafen omkeren?” of “je zou deze paragrafen kunnen omkeren”. Mild zijn is ook de balans bewaken. Heb je net een kritische opmerking geplaatst, bied dan tegenwicht met een compliment, een grapje of – als je een smiley-persoon bent – een smiley.

Is het onmogelijk iets positiefs te zeggen, weet dan: een eufemisme is geoorloofd. “Ik vind het knap dat je met dit artikel zo’n breed publiek weet aan te spreken”, klinkt immers leuker dan: “Je stuk is nogal oppervlakkig”. Zo’n kleine verdraaiing van de waarheid mag, want het dient een hoger doel (goede verstandhouding met collega). Hoewel de vriendelijke toon bij track changes cruciaal is, kan het geen kwaad om af en toe iets slims op te schrijven. Je weet nooit of zo’n stuk nog langs de baas ge-cc’d wordt. Het devies is dus: goede inhoudelijke opmerkingen maken, maar nooit ten koste van. Slim zijn betekent overigens wel met eigen dingen komen. Commentaren als “vind ik ook” of “Peter heeft hier gelijk in” getuigen van weinig creativiteit.

Ten slotte: spelfouten altijd verbeteren, maar zonder commentaar. Een collega die het markeren van een spelfout vergezelde met een stichtelijk “in het Nederlands zeggen we ….”, is onlangs overgeplaatst naar een andere afdeling.

Lees ook: 8 Redenen waarom het zo belangrijk is om af en toe echt alleen te zijn