Het mijnenveld dat notuleren heet… (doe dit niet!!!)

“Wat is dit?!?”, briest de voorzitter. Hij houdt een A4-tje voor mijn neus. Het is 1999 en ik ben de nieuwe secretaris van een studentenvereniging.

Lees ook: Chique met kritiek: zó doe je dat!

“De notulen?”, zeg ik.
“Noem jij dit notulen!?! We hebben tweeënhalf uur vergaderd en jij komt aan met een boodschappenbriefje!”
De voorzitter is oprecht verontwaardigd. Ik kijk nog eens goed naar het A4-tje. De hele vergadering is samengevat in zo’n tien korte zinnen. “Nou ja”, probeer ik, “er werden gewoon niet veel belangrijke dingen gezegd.”
Kapitale fout, weet ik nu. Want iedere aanwezige op een vergadering vindt zijn eigen opmerkingen uitermate belangrijk. En ziet deze graag terug in de notulen.

Notuleren is een taak waar men zich makkelijk op verkijkt. Zo van: “Oh is de secretaresse ziek, ik notuleer wel eventjes”. Glad ijs, want notuleren is een vak. Een vak dat wordt gedomineerd door de Wet der IJdelheid. Deze wet luidt: laat iedere deelnemer aan de vergadering ten minste één keer terugkomen in de notulen. Het overtreden van de wet leidt tot beledigde deelnemers. En dat moeten we niet hebben. Zij kunnen immers jouw doorgroei binnen de organisatie belemmeren. Check dus altijd of iedereen op de aanwezig-regel ook daadwerkelijk een minute of fame in de notulen heeft.

Wil je de Wet der IJdelheid tot in de finesses uitvoeren, werk dan aan je notulistenproza. Werkwoorden, bijvoorbeeld, kunnen de kantoorhiërarchie onderstrepen en daarmee ego’s strelen. Het is dus niet: de directeur zegt, de manager zegt, de kantoorslaaf zegt. Maar: de directeur deelt mee, de manager brengt in en de kantoorslaaf vraagt. Notulistenproza is er ook om pijnlijke zaken glad te strijken. Wanneer Jan op agressieve toon buldert “Krijgen we de jaarrekening nu eindelijk te zien?”, staat in de notulen Jan informeert wanneer de jaarrekening beschikbaar is. Ook het taalgebruik van de provinciale directeur mag in de notulen best verfraaid. Als de Groningse baas zegt: “Wie goan moandag de stáádop”, typ jij braaf: Maandag gaan we naar Groningen. Want mensen worden niet graag geconfronteerd met eigen gebreken. En directeuren al helemaal niet.

De directeur moet sowieso goed voor de dag komen in de notulen. Altijd net iets beter dan de rest. Wat dat betreft is notuleren vergelijkbaar met het werk van een huwelijksfotograaf: iedereen moet op de foto, liefst zo voordelig mogelijk, maar nooit mooier dan de bruid.

Lees ook: Hoe mensen zonder angst deze hebben overwonnen

Geschreven door